Comment déjouer les galères d’info : le vrai guide des outils pour mutualiser vos systèmes

Petit détour pour ceux du fond de la classe : mutualiser un système d’information, c’est partager – au lieu d’empiler, de dupliquer, de bricoler chacun dans son coin. Ça touche surtout les collectivités locales, les associations, ou encore les entreprises qui veulent économiser des deniers et bosser mieux ensemble (La Gazette des Communes).

• Mutualiser, c'est éviter le syndrome du “chacun son tableur, chacun son mot de passe”.
• C'est centraliser, standardiser, organiser des données et des outils pour que tout le monde y gagne.
• Et ça permet souvent de survivre à des projets dont le nom contient « transformation digitale ».

Finies les querelles de clocher et les serveurs poussiéreux. Place à des solutions carrées qui fluidifient la gestion de l’information – même si le soleil ne brille pas tous les jours sur vos projets.

1. Les Entreprises Ressources Planning (ERP) mutualisés

Impossible de parler mutualisation sans sortir le joker ERP. Ces grosses machines (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, Odoo côté open source…) permettent de standardiser gestion financière, RH, stocks… et surtout d’uniformiser les process d’organisations différentes.

• Economie d’échelle : Selon IDC, passer sur un ERP commun peut réduire les coûts d’infrastructure de 20 à 30%.
• Pépins de compatibilité ? Fini : tout le monde travaille sur la même base, les échanges d'infos se font sans traduire du brestois au martien.
• Souplesse : beaucoup d’ERPs modernes sont modulaires et taillés pour s’adapter à plusieurs structures en même temps. Bon point pour les communautés de communes ou les groupements d’assos (voir L’Usine Nouvelle).

2. Les plateformes collaboratives et suites de travail mutualisées

Tu te rappelles du calepin volé à la pause café ? Aujourd’hui, tout le monde partage ses docs sur le nuage. Des solutions comme Nextcloud, Microsoft 365, Google Workspace savent créer un environnement partagé où les données ne dorment plus au fond d’une clef USB.

• Nextcloud séduit de plus en plus de collectivités (Toulouse Métropole, Paris), car il est libre et hébergeable en France (source : Le Monde Informatique).
• Gain de temps : Google Workspace a démontré une baisse de 46% des meetings inutiles dans les équipes où les documents partagés sont le canal de référence (étude Google Cloud 2023).
• Gestion des droits : chaque utilisateur voit… ce qu’il doit voir. Pas de galère de document en trop ou de fichier qui fausse tout le reporting.

3. La virtualisation et le cloud mutualisé

Quand le serveur « maison » cramait dans le local à photocopieuse, c’était dramatique. Place aux infrastructures virtualisées et mutualisées ! Aujourd’hui, OVH, Scaleway ou AWS font tourner des serveurs sécurisés, redondants et partageables “à la carte”.

• Une DSI peut proposer une “infra as a service” pour tous ses services associés : fini l’infogérance manuel, place à la piscine partagée de ressources numériques.
• Mutualiser un cloud privé entre plusieurs entités : Rennes Métropole estime à 25% le gain sur les coûts d’exploitation du SI après avoir mutualisé ses solutions cloud (ZDNet).
• Conseil d’ancien : règles strictes de gouvernance et chiffrement sont essentiels. Sinon, c’est le bazar assuré et les galères RGPD au port.

L’interopérabilité, c’est la clé du coffre : chaque outil doit comprendre l’autre. Pour éviter la cacophonie entre logiciels, des plateformes d’API management telles que WSO2, Apigee ou Tyk prennent la barre.

• API Management: Crée des “ponts” robustes entre différents outils métier. Tu veux que la gestion des horaires de la voirie dialogue avec l’agenda des ressources humaines ? C’est possible.
• Selon le Monde Informatique, près de 60% des collectivités françaises accélèrent la mise en place d’APIs pour mutualiser leurs SI en 2023.
• Un gain : moins de ressaisie d’infos, moins d’erreurs, plus d’agilité pour faire évoluer les usages.

Pourquoi payer le prix fort quand tu peux mutualiser à moindres frais ? L’open source tire son épingle du jeu chez les asso et les collectivités.

• GLPI (gestion de parc informatique), LimeSurvey (questionnaires partagés), Zimbra pour la messagerie : autant de solutions testées et approuvées par la sphère publique française.
• L’avantage : tu peux garder une main sur le code source, mutualiser la R&D entre entités, conserver tes données en France.
• Selon le Collectif April, 71% des collectivités françaises utilisent au moins un logiciel open source en 2022.

Les normes, c’est un peu le vent d’ouest qui finit par mettre tout le monde au pas. Les référentiels de données (SIA, SNA, nomenclatures, RGPD) sont des outils puissants pour mutualiser les échanges d’info sans que chacun réinvente le fil à couper le beurre.

• Unifiés, ils permettent l’export et l’import de données sans malentendus – pratique pour le suivi des enfants dans les écoles, la gestion des routes ou le suivi du patrimoine (Data.gouv.fr).
• 92% des communautés d’agglo enquêtées par le CIGREF en 2023 (club informatique des grandes entreprises françaises) en ont déjà mis en place au moins un.

• Trop d’outils tue l’outil : il y a un vrai risque de multiplier les plateformes et perdre en lisibilité.
• La sécurité : mutualiser, ça veut dire ouvrir des accès. On double les protections, on triple les audits.
• Gros enjeu humain : former, accompagner, réexpliquer, sinon les outils finissent au placard.

À Brest, la collectivité a mutualisé la gestion des services périscolaires avec les associations de quartier via une brique Nextcloud, un portail unique pour les familles, et du paiement en ligne connecté à la Trésorerie. Bilan, selon la mairie en 2023 : moins d’attente au guichet, plus de temps dehors pour les mômes et les animateurs. Quand la techno fait gagner de vrais instants de vie.

Ailleurs, Dijon a mutualisé son infrastructure de vidéoprotection entre agglomérations : résultats ? 350 000 € d’économie annuelle annoncés, mais surtout une base technique commune pour rebondir sur d’autres usages numériques (Source : La Gazette des Communes).

La mutualisation des systèmes d’information, c’est moins une question de gadgets qu’une histoire de navigation – trouver le bon cap entre partage, sécurité, économies et agilité. Le secret des Bretons (et de quelques autres) : miser sur le bon mix entre outils open source, plateformes collaboratives et cloud maîtrisé, sans oublier de parler vrai à ceux qui devront rameuter toute la galère.

La prochaine étape ? L’intelligence artificielle, déjà en embuscade, capable d’automatiser encore plus de ponts entre les outils. Mais pour l’instant, rien ne remplace le sens marin : choisir les bons outils, ce n’est pas une sinécure mais ça évite de finir perdu dans le crachin numérique !