Mutualiser les services numériques : quand les collectivités jouent collectif (et malin)

Des services publics efficaces, sans exploser les budgets… Personne n’en rêve, tout le monde court après. Et la digitalisation ne facilite pas les choses. Entre la gestion des logiciels métiers, la sécurité, la formation des agents… le chantier est vaste. Surtout pour des structures aux moyens parfois rikiki.

• Côté sous : Selon l’Association des Maires de France, les systèmes d’information avalent en moyenne 2 à 3 % du budget de fonctionnement des collectivités. Ça grimpe vite quand il s’agit de tout digitaliser.
• Pression réglementaire : Dématérialisation imposée, RGPD, téléservices à la chaîne... Le millefeuille législatif pousse à s’équiper, même sans les épaules d’une métropole.
• Difficulté à recruter : Pour dénicher des informaticiens compétents et les garder, faut être plus séduisant qu’une terrasse de café au soleil de Juin (source : La Tête à l'Arrière).

D’où la solution : la mutualisation. On partage outils, budget, et galères. Les Bretons n’ont pas attendu l’appel pour comprendre que l’union fait la force.

Petit tour d’horizon des mutualisations qu’on croise dans les couloirs de mairie. Pas (que) des trucs de geeks.

Les logiciels métiers : les incontournables du quotidien

• Gestion des ressources humaines (SIRH) : Des paies, des congés, de la formation… Impossible de faire tourner une mairie sans. Près de 400 collectivités bretonnes exploitent des SIRH mutualisés à l’échelle des EPCI (Région Bretagne).
• Comptabilité et finances : Le même logiciel de compta pour cinq ou six mairies ? Beaucoup le font déjà, certains en passant par le GIP (Groupement d’Intérêt Public) Finances Publiques (collectivites-locales.gouv.fr).
• Gestion de l’état civil ou des élections : La mutualisation c’est moins de paperasse, moins d’erreurs, et surtout une conservation plus safe des données sensibles.

L’infrastructure IT et la sécurité : moins de risques, moins de coûts

• Hébergement de données : Avoir son propre serveur, c’est sympa… jusqu’au jour où il tombe (souvent un lundi matin). Les communautés de communes partagent des data centers mutualisés, souvent via le cloud public, privé, ou en passant par les “territoires intelligents” (Banatic).
• Cybersécurité : La peur du ransomware ne se limite plus aux grandes villes. En 2023, 42 % des collectivités déclaraient avoir subi une cyberattaque (source : ANSSI). Mutualiser l’achat d’outils, la certification SecNumCloud, les formations des agents, fait gagner en efficacité et en réactivité.

L’assistance et l'infogérance : l’entraide version geek

• Des helpdesks communs à plusieurs communes, c’est moins de solitude devant un écran tout bleu. À Brest Métropole, l’assistance informatique est partagée entre plusieurs établissements : un exemple “à la locale” qui fait école (Ville de Brest).
• Mutualisation de l’infogérance : quand ce ne sont pas des agents des mairies, ce sont des prestataires extérieurs qui assurent la maintenance pour plusieurs structures en même temps. Mutualiser fait baisser la facture, mais aussi la consommation énergétique (un serveur de moins qui tourne la nuit, c’est bon pour le climat breton).

Transformation numérique et outils collaboratifs

• Suites bureautiques : Microsoft 365, LibreOffice, ou les Google Workspaces sont mutualisés à l’échelle d’une interco ou d’un groupement de petites communes (exemple : certaines communautés de communes du Finistère ont mené des appels d’offres groupés sur la bureautique entre 2021 et 2023).
• Outils de visioconférence et de télétravail : Plutôt que payer vingt fois la licence Zoom, les collectivités achètent en commun et partagent calendriers, chats, fichiers… Pour les plus modestes, des solutions libres comme Jitsi gagnent du terrain. Ça permet même d’inclure les élus ruraux, coincés loin des gares.
• Portails citoyens, démarches en ligne : Plusieurs villes du Pays Bigouden mutualisent leurs portails pour les demandes d’état civil ou de cartes d’identité, en s’appuyant sur des solutions développées en commun avec l’Agence du Numérique de l’État (source : France Num).

Mutualiser, c’est beau comme un coucher de soleil sur la Rade. Mais il faut naviguer entre les écueils. Voici ce qu’il ne faut pas sous-estimer.

Désaccords & inerties : la foire d’empoigne n’est jamais loin

• Des besoins pas toujours alignés : La gestion des écoles primaires, ce n’est pas la même sauce que pour l’assainissement ou la culture. Les outils métiers sont parfois (trop) calibrés pour les grandes villes.
• Protection des données : Le RGPD, c’est du sérieux. Mutualiser, c’est aussi partager la responsabilité. En cas de fuite, tout le monde trinque – ou presque.
• L’inertie administrative : Mettre autour de la table trois maires, deux directeurs des systèmes d’info et une poignée de secrétaires généraux : on avance moins vite qu’un Goéland sur la grève.

La mutualisation à la brestoise : exemples et anecdotes

• À Brest Métropole, la mutualisation du bureau virtuel (Intranet + outils de travail collaboratif) a permis, en 2021, d’économiser plus de 380 000 euros sur trois ans (source : rapport annuel de Brest Métropole, 2022).
• La ville de Quimper a partagé ses solutions d’archivage électronique avec d’autres communes du territoire. Résultat : moins d’archives papier, et la redécouverte d’un vieux registre maritime de 1853… oublié dans les cartons depuis des décennies !

Pas de baguette magique, mais quelques recettes qui fonctionnent du Léon à la Cornouaille.

1. Se regrouper autour d’un GIP ou d’une structure porteuse : Le GIP e-Bretagne accueille dizaines de collectivités, grandes et petites. Mutualiser, c’est aussi savoir faire confiance à une structure neutre et solide. (e-Bretagne).
2. Pilotage partagé et dialogue : Dans le Finistère, les rencontres semestrielles de référents numériques des collectivités permettent de dénicher les astuces des voisins et de ne pas réinventer la roue.
3. Clauses de sortie et gouvernance souple : Mieux vaut une convention souple qu’un carcan figé — prévoir de pouvoir adapter le service rapidement si la techno évolue.
4. Ne pas oublier la cybersécurité : Mutualiser les audits, réagir à plusieurs en cas de crise, c’est essentiel (cf. le récent cas du syndicat mixte du Pays de Brest visé par un rançongiciel en 2022 : Ouest-France).

Les prochains défis ? Cloud souverain, intelligence artificielle, cybersécurité toujours plus corsée… Mutualiser, c’est sûrement la meilleure carte à jouer pour ne pas se faire larguer dans les vagues du numérique. D’ailleurs, 68 % des collectivités françaises considèrent la mutualisation comme “prioritaire ou très prioritaire” pour les cinq ans à venir (source : Observatoire des Systèmes d’Information Locaux, 2023).

Et si demain, on allait plus loin ? Mutualiser non seulement les serveurs et l’IT, mais aussi les plateformes d’e-démocratie locale, l’accès aux données ouvertes, ou les solutions IA pour repérer les fuites dans les réseaux d’eau. Des solidarités numériques qui ne feraient pas rougir l’ancien arsenal du port de commerce.

Les galères, finalement, c’est justement ce qui oblige à ramer ensemble. Dans la houle numérique, mieux vaut partager la barque et avancer groupés. Pour une fois, ce n’est pas qu’une jolie phrase : c’est la réalité des territoires bretons, et bien au-delà.